为了确保公司内部文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《办公室档案管理制度》。该制度旨在规范档案管理流程，明确各部门及个人的责任与义务，提高工作效率，并为企业的长期发展提供支持。

一、档案分类与归档

1. 档案分类

根据档案的内容和用途，将其划分为行政类、财务类、人事类、技术类等不同类别。每种类别下再细分具体项目，便于日后检索和查阅。

2. 归档标准

所有需要存档的文件必须经过整理后统一归档。归档时应保证文件整洁无损，内容准确无误，且符合相关法律法规的要求。

二、档案保管与存储

1. 物理环境要求

档案存放地点需具备防潮、防火、防盗等功能，保持室内温度适宜，避免阳光直射。同时定期检查档案柜是否密封良好。

2. 电子文档管理

对于数字化形式保存的档案，应当采用加密措施防止未经授权访问，并定期备份以防数据丢失。

三、借阅与使用

1. 审批程序

员工若需查阅或借用档案，须填写申请表并获得部门主管批准。涉及敏感信息时还需额外获得更高层级领导同意。

2. 归还期限

被借出的档案应在规定时间内归还，逾期未归还者将受到相应处罚。

四、安全责任

1. 保密协议

参与档案管理的所有人员都必须签署保密协议，在职期间以及离职之后均不得泄露任何机密信息。

2. 违规处理

凡违反本制度规定的行为都将视情节轻重给予警告、罚款直至解除劳动合同等处分。

五、监督与改进

设立专门的档案管理工作小组负责日常巡查和指导工作，及时发现并纠正存在的问题。此外，每年至少组织一次全面评估活动，不断优化和完善现有体系。

通过严格执行上述各项规定，我们相信能够有效提升整个团队对于档案管理工作的重视程度，从而更好地服务于公司的整体运营目标。希望每位同事都能够积极遵守此制度，共同营造一个高效有序的工作氛围！

以上就是关于“办公室档案管理制度”的全部内容啦！如果有任何疑问或者建议，请随时向人力资源部反馈哦~